Deckungsbeitragsrechnung und Decision-Support-System für Versicherungsunternehmen Hans-Georg Rendenbach Die Versicherungswirtschaft zeichnet sich in den letzten Jahren durch zunehmende Intensität des Wettbewerbs aus. Das bedeutet für jedes einzelne Versicherungsunternehmen die Notwendigkeit zu noch stärkerer Orientierung aller an der Leistungserstellung beteiligten Personen an den Kundenbedürfnissen und an den Ergebnissen der Leistungserstellung. Deshalb gehen einige Assekuranz-Unternehmen nun verstärkt dazu über, das Führen mit Ergebniszielen und eine stärkere Ergebnisorientierung ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter aufzubauen. Hierzu gehört selbstverständlich auch eine durchgängige Ergebnisrechnung, eine verläßliche Ergebnisplanung und eine leistungsfähige DV-Lösung, die eine Ergebnisanalyse und Ergebnisplanung mit vertretbaren Aufwand realisierbar macht. Diese DV-Lösung darf aber nicht nur eine unübersehbare Fülle von Daten liefern, sondern muß diese auch so aufbereiten, daß hieraus Informationen werden. Schon in den 60er Jahren hat Prof. P.Riebel eine Einzelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung entworfen, die von einer ganzen Generation von Kostenrechnern und Controllern als sehr interessant, aber in dieser Form kaum realisierbar eingestuft wurde. Mit den heutigen technischen Möglichkeiten kann aber nun auch eine multidimensionale Bezugsgrößen-Zuordnung realisiert werden, wie beispielsweise die Erfolgsrechnung der R+V-Versicherung gezeigt hat. Diese Anwendung, die in einer Client-Server-Umgebung basierend auf Informix-Datenbanken auf einem Sequent-Server und unter Verwendung von einem der weltweit größten OLAP (on-line analytical processing) Data Warehouses mittels der Software Holos realisiert wurde, ist im Juli 1996 mit dem 1.Platz im Best-Practice-Award des Data-Warehouse-Institute ausgezeichnet worden. Im folgenden sollen die fachlichen und technischen Grundgedanken eines solchen Controlling-Instrumentes für Versicherungsunternehmen grob dargestellt werden. Grundzüge einer Erfolgsrechnung als Deckungsbeitragsrechnung In der Erfolgsrechnung werden die Erlöse (vor allem Beitragseinnahmen) und die Kosten (Schaden-, Vertriebs-, Verwaltungskosten) in einer stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung zusammen geführt. Das Ergebnis des betrieblichen Leistungserstellungsprozesses wird jedoch nicht nur auf oberster Ebene dargestellt, sondern auch für einzelne Geschäftssegmente (z.B. Versicherungsprodukte, Vertriebseinheiten, Kundengruppen etc.). Wir nennen diese Elemente, die diese Geschäftssegmente beschreiben, Bezugsobjekte. Die Erfolgsrechnung in Form einer Deckungsbeitragsrechnung stellt Erlöse und Kosten insoweit gegenüber, als es sich um direkt zurechenbare Einzelerlöse und Einzelkosten eines Bezugsobjektes bzw. einer Bezugsobjekt-Kombination handelt. Auf eine Aufteilung der Erlöse und Kosten auf die Bezugsobjekte mittels Schlüsselung wird vollständig verzichtet. Damit ist die Deckungsbeitragsrechnung von ihrer Ausrichtung her ein reines unternehmensinternes Steuerungsinstrument (im Gegensatz zu der extern orientierten Vollkostenrechnung in der Rechnungslegung). Sie ist außerdem in Bezug auf die Zuordnungsmöglichkeit der Einzelpositionen leicht erstellbar und willkürfrei. Datenbasis der Erfolgsrechnung Die Daten der Erfolgsrechnung kann man sich nun in einem multi-dimensionalen Würfel abgelegt vorstellen. Eine Dimension des Würfels enthält die verschieden Erlös- und Kostenarten. Weitere Dimensionen werden gebildet durch die verschiedenen Bezugsobjekte. Und schließlich sind auch noch die Differenzierung verschiedener Zeiteinheiten (Jahre, Monate) und Versionen (Plan, Erwartung, Ist) als Datendimensionen vorstellbar. Die Erfolgsrechnung einer Versicherung sollte heute folgende Strukturen beinhalten: Die erste Dimension bilden die Erlös- und Kostenarten (vgl. Abb. 1), die sich aus ihrer Differenz ergebenden Deckungsbeiträge und aus der Relation dieser Größen zueinander ermittelten Kennzahlen (Deckungsgrade, Kostenquoten etc.). Dieses Grundraster zieht sich durch die gesamte Erfolgsrechnung und kann für die unterschiedlichsten Bezugsobjekte und auf deren unterschiedlichsten Ebenen angewendet werden (auch wenn manchmal auf unteren Ebenen einige Größen mit dem Wert 0 belegt sind). Die zweite Dimension ist die der Produkte. Eine Zusammenfassung von Produkten kann sowohl in der Spartenhierarchie erfolgen, wie man sie aus der Darstellung in der Rechnungslegung her kennt, oder auch auf der Ebene unternehmensspezifischer Produktbündelungen. Die dritte Dimension bilden die Organisationseinheiten insbesondere des Vertriebs, über die die Marktbearbeitung des Unternehmens läuft. Auch hier gibt es hierarchische Strukturen, die in der Erfolgsrechnung abgebildet werden müssen. Als vierte Dimension ist die des Vertriebsweges (angestellte Vertreter, freie Vermittler, Makler, Banken etc.) in den Datenstrukturen enthalten. Die fünfte Dimension der Kundengruppe ist sicher unverzichtbar, die auch als strategische Geschäftsfelder definiert die Brücke zum strategischen Controlling bilden können. Die Regionen im Sinne von Postleitzahlgebieten können als sechste Dimension interessante zusätzliche Steuerungsinformationen erschließen (z.B. regionale Schadenschwerpunkte mit daraus folgenden niedrigen Deckungsbeiträgen). Neben den genannten Bezugsobjekten bildet die Zeit eine eigene Dimension. Hier kann differenziert werden nach Jahren, Quartalen und Monaten. Als letzte Dimension sei die der Version genannt. Hier unterscheiden wir zwischen Zielwerten (mittelfristige Ausrichtung), Planwerten, Erwartungswerten und Istwerten. Der gesamte Datenwürfel, der sich aus der Kombination aller 8 Dimensionen mit ihren z.T. jeweils mehreren Hundert Elementen ergibt, wäre natürlich riesig (beispielsweise würden sich bei 20 Grundrasterpositionen, 200 Produkten, 5000 Agenturen, 5 Vertriebswegen, 30 Kundengruppen, 10000 Postleitzahlgebieten, 20 Zeiteinheiten und 4 Versionen insgesamt 24.000.000.000.000.000 Datenfelder ergeben). Der Würfel muß aber nicht unbedingt in allen Kombinationen auch tatsächlich mit Daten gefüllt sein (z.B. arbeitet eine bestimmte Agentur nicht in jedem Postleitzahlgebiet). Vielmehr stellt er ein theoretischen Gesamtsystem dar, aus dem heraus nun gezielt auf die Entscheidungsrelevanz notwendige Informationen festgelegt und als Standard-Information der Erfolgsrechnung definiert werden. Wenn beispielsweise für die Steuerung auf der Agenturebene die Deckungsbeiträge einzelner Produkte oder Sparten, vielleicht sogar noch getrennt nach Kundengruppen benötigt werden, dann müssen diese Daten im Data Warehouse verfügbar sein. Wenn man jedoch die Auffassung vertritt, daß zur Steuerung auf Agenturebene die Kundengruppen-Differenzierung nicht benötigt wird, dann kann man sich hier ein unnötiges Aufblähen des ohnehin umfangreichen Datenbestandes auch sparen. Faktisch wird man darüber hinaus später auch nicht einen großen Datenwürfel, sondern 5-10 kleinere Datenwürfel konstruieren, die auf die jeweiligen Bedürfnisse optimal zugeschnitten sind und die dann deutlich weniger unnötige Datenfelder mit sich schleppen. Als Datenquelle für die Erlöse und Kosten dienen die operativen Systeme, in denen auf einer unteren Ebene (z.B. Vertrag, Schaden, Kostenstelle) die Ist-Daten erfaßt werden. Diese Ebene ist damit auch gleichzeitig die unterste Ebene einer direkten Zuordnungs- und Auswertungsmöglichkeit. Von dort ausgehend werden die Daten in der Hierarchie der verschiedenen Bezugsobjekten stufenweise aggregiert. An den Knotenpunkten der Bezugsobjekthierarchien ist meist die Verantwortung festgemacht, die so auch hinreichend mit Ergebnisdaten gefüttert werden kann; auch mehrdimensionale Matrix-Verantwortung ist in ihren Ergebnissen darstellbar (wenn auch damit die aus der Mehrfachverantwortung erwachsenden Probleme nicht gelöst werden können). Die Festlegung von Planwerten wird, wenn man sich in der Planung nicht verzetteln möchte, naturgemäß nur auf den oberen Ebenen der Bezugsobjekt-Hierarchien erfolgen, so daß ein Plan-Ist-Vergleich auch nur auf diesen Ebenen möglich ist; in der Analyse der Abweichungsursachen kann man aber auf die darunterliegenden Istdaten dennoch zurückgreifen. Die Berichte der Erfolgsrechnung Die Daten der Erfolgsrechnung werden in Berichten zusammengestellt. Die Anzahl möglicher Berichte ist beliebig groß und ihre Ausgestaltung weckt die Kreativität der Controller und Berichtsempfänger gleichermaßen. Hier sollen exemplarisch nur fünf Berichtstypen skizziert werden: Berichtstyp Grundraster-Bericht Der Grundraster-Bericht ist ein Tabellenbericht, in dem in den Zeilen verschiedene Elemente des Grundrasters und in den Spalten Bezugsobjekte oder auch Zeiten und Versionen stehen können. In diesem Beispiel stehen die Produkte in den Spalten; die Bezugsgröße AD-Gebiet ist auf die Bezirksdirektion Dortmund, die Region auf die Stadt Dortmund, der Vertriebsweg auf Banken, die Kundengruppe auf Firmen-kunden und das strategische Geschäftsfeld auf die Summe aller SGF eingestellt; als Zeit und Version ist 1996 mit Istdaten fixiert. Die Einstellungen und der Differenzierungsgrad des Grundrasters ist vom Nutzer aber frei wählbar. Er kann erstens die Betrachtungsebene in den Zeilen und Spalten wechseln (differenziertere oder aggregiertere Betrachtung), zweitens die Betrachtungseinheiten der zweiten Kopfzeile variieren und drittens die Bezugsgrößen der ersten Kopfzeile mit der Bezugsgröße der Spalten (Produkt) austauschen. Damit kann man sich einen guten Überblick verschaffen vom Beitrag der einzelnen Einheiten zum Unternehmenserfolg. Berichtstyp Vergleichs-Bericht In dem Vergleichsbericht wird wie im Grundraster-Bericht in den Zeilen Elemente des Grundrasters dargestellt. In den Spalten werden zwei Elemente einer Bezugsgröße gegenübergestellt und in einer dritten und vierten Spalte werden die absolute und die relative Abweichung zwischen diesen Elementen ausgewiesen. Es können hier gleichermaßen Zeitvergleich oder Plan-Ist-Vergleiche (wie in diesem Beispiel) angestellt werden. Die Spalten 1 + 2 könnten aber auch zwei Produkte oder Agenturen oder Geschäftsfelder beinhalten, die direkt miteinander verglichen werden. Bei den Kennzahlen wird unter der absoluten Abweichung die Differenz in Prozentpunkten angegeben. Berichtstyp Zwei-Bezugsobjekte-Tabelle In der Zwei-Bezugsobjekte-Tabelle wird ein Element des Grundrasters (in diesem Beispiel der Erfolgsgrad 3) sowohl in der Horizontalen wie auch in der Vertikalen nach Bezugsobjekten und ihren Ausprägungen differenziert (hier nach Kundengruppen und nach Produkten). Damit erhält man einen schnellen Überblick über den relativen Gesamterfolg, den die einzelnen Produkte in den verschiedenen Kundengruppen erzielen. Statt des Erfolgsgrades 3 lassen sich hier natürlich auch alle anderen Elemente des Grundrasters gegenüberstellen (z.B. Beitragsaufkommen, Schadenaufwände, Schadenstückzahlen etc.). Die Grundrasterelemente können aber genauso wie die anderen Bezugsobjekte (Region, Vertriebsweg, Zeit/Version, SGF und AD-Gebiet) in den Zeilen oder Spalten stehen. Berichtstyp Balkendiagramm Im Balkendiagramm werden Elemente einer Dimension des Würfels nebeneinander gestellt. Im Vergleich zur Zwei-Bezugsobjekte-Tabelle enthält somit das Balkendiagramm zwar quasi nur eine Spalte und demzufolge weniger Informationen; diese werden dafür aber durch die graphische Darstellung wesentlich unmittelbarer dem Betrachter ins Bewußtsein geschoben. Auch auf diese Weise kann jede beliebige Größe des Grundrasters für eine ausgewählte Bezugsgröße und hier auf jeder Ebene der Bezugsobjekthierarchie dargestellt werden. Selbstverständlich wäre es aber auch möglich, das Diagramm dreidimensional zu gestalten und in unserem Beispiel mehrere Balken für verschiedene AD-Gebiete hinter einander zu stellen; damit wird aber die Graphik schnell unübersichtlich und verliert damit ihren entscheidenden Vorteil der unmittelbaren Eingängigkeit. Berichtstyp Filialdirektionen-Übersicht Als fünfte Variante ist ein regionaler Gesamtblick in Form einer Filialdirektionen-Übersicht oft sehr beliebt. Sie ist allerdings nichts anderes als eine spezielle Form der Zwei-Bezugsobjekte-Tabelle, bei der in der Vertikalen die Filialdirektionen konstant gehalten werden. Dieser Bericht würde sicher in Form einer Landkarte gestaltet auch bei weniger zahlenorientierten Anwendern Freunde finden. Neben den dargestellten fünf Berichten kann man sich nun, wie bereits oben erwähnt, eine unübersehbare Vielzahl weiterer Tabellen und Graphiken vorstellen, mit denen die Daten des Systems zu Signalen oder gar Informationen umgewandelt werden. Ihre Konzeption und Realisierung kann man jedoch auch den Anwendern in der jeweiligen Bedarfssituation überlassen. Technische Realisierung der Erfolgsrechnung Als Datenquellen einer Erfolgsrechnung dienen meist eine ganze Reihe operativer Systeme, die oft sehr unterschiedlich sind. Die Unterschiedlichkeit betrifft dabei in der Regel sowohl die technischen Systeme als auch die inhaltlichen Definitionen, wobei letzteres meist das größere Problem darstellt. Aus den operativen Systemen können in einem täglichen (bzw. nächtlichen) Daten-Transfer vorher festgelegte Neudaten an die dispositive Datenwelt übergeben werden. Träger dieser Daten ist ein Server mit einer entsprechenden Kapazität, der besonders leistungsstark bei Auswertungen sein muß. Gespeichert werden die Daten in einzelnen Tabellen einer relationalen Datenbank. Neben der unmittelbaren und individuellen Datenbankabfrage auf diese Tabellen erfolgt eine periodische Verarbeitung der Tabelleninhalte u.a. in der Erfolgsrechnung. Hierzu werden die Daten der verschiedenen Einzeltabellen zunächst zu einer Gesamttabelle zusammen gefügt. Dabei kann man auch noch benötigte kalkulatorischen Werte ermitteln. Anschließend werden diese Daten in verschiedene OLAP-Datenwürfel überführt, die dann die Grundlage für die PC-Auswertung darstellen. Als Anwendungssoftware zur Erstellung der Datenwürfel und der Berichte bietet sich Holos an. Diese Software zeichnet sich besonders dadurch aus, daß sie die Rechnerleistung des Servers in starkem Umfang nutzt, wodurch die Anforderungen an den verwendeten PC nicht zu weitgehend werden. Außerdem erlaubt sie eine Programmierung z.B. von Berichten über Mausklick, wodurch auch Nichtprogrammierer binnen kürzester Zeit kleine Programme erstellen können. Die Anwendung der Erfolgsrechnung kann man untergliedern in einen als Management-Informations-System zu bezeichnenden Teil, in dem die o.a. Berichte verfügbar und miteinander verkettet sind, und ein Controller-Informations-System, in dem man sich frei wählbare Sichten in die Datenwürfel hinein definieren, zusätzliche Berechnungen anstellen und hierzu neue Berichte und Graphiken erstellen kann. Management-Informations-System (MIS) In das Management-Informations-System gelangt man immer über ein Einstiegsbild oder eine fest vorgegebene Einstiegs-Tabelle, die einen ersten groben Überblick über das Gesamtgeschäft bietet (z.B. die Filialdirektionen-Übersicht mit dem Erfolg I, dem Erfolg III und dem Erfolgsgrad I sowie deren relative Abweichung zum Plan). Die Zahlen sind - wie in allen anderen Berichten auch - durch ein "traffic-lightning" farbig gekennzeichnet (grün = positive Entwicklung; gelb = durchschnittlich; rot = negative Entwicklung). Der Betrachter kann nun entscheiden, ob er sich eine bestimmte Filialdirektion (FD) oder das Gesamtgeschäft der Gesellschaft ansehen möchte. Damit wechselt er dann beispielsweise in ein Balkendiagramm (vgl. Abb. 5), in dem ihm für diese Filialdirektion oder das Gesamtgeschäft vielleicht der Erfolg 1 der Versicherungszweige angezeigt wird. Von hier aus kann der Betrachter dann frei im System "surfen". An jeder Stelle hat er grundsätzlich zwei Möglichkeiten: entweder er bleibt in dem gerade angezeigten Bericht und ändert nur die Dimensionen oder die Ebene der aktuell dokumentierten Dimension, oder er verzweigt unter Beibehaltung der Dimension und Dimensionsebene in einen anderen Berichtstyp. Die Auswahl einer anderen Dimension oder eines anderen Berichtes erfolgt dabei einfach durch das Anklicken des entsprechenden Buttons im Bericht (vgl. Abbildung 2 - 5), der Wechsel der Dimensionsebene erfolgt durch Doppelklick auf ein Dimensionselement (z.B. verzweigt das System bei Doppelklick auf Kraftfahrt auf die nächst niedrigere Hierarchieebene des Produktes Kraftfahrt-Versicherung (drill-down)). Wegen der Vielzahl der Dimensionen und insbesondere ihrer Ausprägungen lassen sich so bereits ungeheuer viele Berichte erstellen. Diese können dann auch ausgedruckt werden. Außerdem kann der Bericht mit Anmerkungen versehen und an einen anderen Anwender im Netz versendet werden, der sich dann diesen Bericht ansehen und von dort aus auch wieder frei im System weiter navigieren kann. Auf diese Weise können aus Daten Informationen und kann aus dem Management-Informations-System ein Management-Kommunikations-System werden. Controller-Informations-System (CIS) In dem Controller-Informations-System trifft der Benutzer ebenfalls zu Beginn die Entscheidung, ob er eine einzelne Filialdirektion oder das Gesamtgeschäft der Gesellschaft betrachten möchte. Mit dieser Vorauswahl der Daten soll eine vernünftige Performanz der Datenverarbeitung erreicht werden. Angezeigt wird jetzt aber nicht ein vorher definierter Bericht, sondern ein sogenanntes Worksheet (ein Datenblatt, das denen eines Tabellenkalkulationsprogramms ähnelt) mit allen Dimensionen des ausgewählten Datenwürfels. Die Darstellung in der Tabelle ist zwar naturgemäß zweidimensional, aber sowohl horizontal als auch vertikal können mehrere Dimensionen hierarchisch geschichtet werden. In allen übrigen Dimensionen wird jeweils ein Wert ausgewählt. Im Worksheet kann man nun die Dimensionen wechseln, Felder hinzufügen, eine Datenauswahl treffen, eine Sortierung vornehmen und Rechenoperationen ausführen - kurz: man kann auf vielfältige Weise mit den Daten arbeiten. Das Ergebnis der Bearbeitung kann über die Definition eines neuen Berichtes (Tabelle oder Graphik oder beides) mit dem "Berichtsmanager" festgehalten und Dritten zugänglich gemacht werden; der Bericht ist dabei wieder nicht ein fixes Datenblatt, sondern eine Sicht auf die Daten, die mit neuen Daten oder im Bericht vorgesehenen Auswahlmöglichkeiten entsprechend geänderte Inhalte präsentiert. Zusammenfassung der Erfahrungen und Ausblick Das Beispiel der Erfolgsrechnung bei der R+V Versicherung zeigt, daß sich nach anfänglichen Eingewöhnungsschwierigkeiten wegen der doch z.T. deutlichen Änderungen in den Arbeitsinhalten der Controller (weg vom Zahlen-Aufbereiter hin zum betriebswirtschaftlichen Berater) das System doch sehr schnell etabliert. Auch bei den Führungskräften gibt es zwar in Teilen nach wie vor Zurückhaltung, einige Manager jedoch (bis hin zum Top-Management) arbeiten aber heute bereits mit dem System, als hätten sie nie andere Informationsquellen genutzt. Die Erfolgsrechnung ist dabei nur die erste Anwendung von vielen. Zur Zeit laufen bereits für andere Bereiche Ausbaustufen als Teile eines umfassenden Management-Informations- und Controlling-Systems. Der Aufwand für die fachliche und technische Konzeption und Realisierung solcher Anwendung ist zwar durchaus beachtlich, der Nutzen durch die bessere Informationsversorgung und die Abschaffung nicht mehr notwendiger Insellösungen der Datenbeschaffung und -versorgung dürfte aber meist deutlich größer sein. Diplomkaufmann Hans-Georg Rendenbach, ist als geschäftsführender Gesellschafter der Assekuranz- & Banken- Controlling Rendenbach GmbH selbständiger Unternehmensberater und externer Controller.