Trotz einer Fülle von Vernetzungen verschiedenster Parteien, steigender Komplexität und wachsendem Kostendruck ist der Projektverantwortliche an der Reihe, sich den nötigen Überblick zu verschaffen und das Gesamtprojekt sowie die Mannschaft richtig zu koordinieren. Das klingt kompliziert und nicht umsonst heißt es, es wird immer derjenige zum Projektmanager ernannt, der nicht rechtzeitig flüchten kann. Doch wem bislang die Erfahrung fehlt, der kann durch Analysefähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit und Führungskompetenz vieles wettmachen.

1. Planungsphase: Mut zur realistischen Zielsetzung

Auch wenn das Projekt anfangs noch nach Kraut und Rüben aussieht - eines sollte jetzt schon feststehen: Das Ziel. Eine realistische Zielsetzung ist ein wichtiger Punkt im Projektmanagement und bildet die Grundlage für den weiteren Erfolg. Die meisten Projekte scheitern, weil die Frage nach dem genau definierten Ziel zu Beginn nicht eindeutig geklärt wurde oder die Projektleitung in der Planungsphase des Projekts noch gar nicht eingebunden war.

Es gehört eine gewisse Risikobereitschaft dazu, bereits absehbare Projektrisiken schon zu Beginn offen anzusprechen, Verschweigen ist keine Alternative. Nur Risiken und Fehler, die kommuniziert werden, können auch in Angriff genommen werden und es zeigt sich früh, wer sein Projekt im Griff hat.

2. Projektvorgänge in einer Work-Breakdown-Structure festlegen

Auch wenn es simpel klingt, aber es hat sich bewährt am Anfang mit dem Team zusammen jeden einzelnen Arbeitsschritt aufzuschreiben. So kann nichts in Vergessenheit geraten oder den Fortgang des Projekts von Beginn an verzögern. Erst nachdem wirklich alle Punkte in einer ToDo-Liste festgehalten sind, werden die Vorgänge vom Projektleiter in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und mit Prioritäten versehen.

Für eine bessere Übersicht bieten viele Projektmanagement-Tools die Möglichkeit, eine so genannte Work-Breakdown-Structure (WBS) zu erstellen. Anschließend werden die Teilprojekte innerhalb des Teams aufgeteilt. Auch wenn nun jedem Teammitglied klar ist für welchen Bereich er verantwortlich ist, eines sollte immer feststehen: Einzelkämpfer bringen nichts - nur wenn alle Teilprojekte erfolgreich verlaufen, kann das Gesamtergebnis gut werden.