Die Frage, welches Lizenzierungsmodell zu welchem Unternehmen am besten passt, hat sich aufgrund der Fülle der Angebote fast schon zu einer eigenen Wissenschaft entwickelt. Bei Microsoft gibt es neben den Einzelhandelslizenzen auch solche zur Vorinstallation für Hardware-Hersteller (OEMs) und System-Builder (SBs). Und dann natürlich die Volumenslizenzen für kleine, mittlere und große Unternehmen in mannigfachen Variationen - zum Kauf, Ratenkauf oder zur Miete sowie mit weiteren individuell gestaltbaren Finanzierungsoptionen. Darüber hinaus gibt es auch Lizenzprogramme für Forschung und Lehre sowie für Service-Provider. Zusätzlich kann eine "Software Assurance" abgeschlossen werden. Sie beinhaltet wertvolle Services und Tools wie Trainingsangebote, Support, zusätzliche Lizenz-Nutzungsvereinbarungen für zu Hause und direkten Zugang zu Upgrades, sobald sie verfügbar sind.

Wenn man bedenkt, dass manche Unternehmen 500 Software-Produkte und mehr im Einsatz haben, ergibt das insgesamt einen kaum mehr zu überblickenden Lizenzendschungel. Insbesondere KMU, die oft kein eigenes Lizenzmanagement haben, sind damit überfordert. Georg Herrnleben, Direktor CEE der Business Software Alliance (BSA) rät bei Unsicherheit zu einer externen Beratung. "Das spart langfristig Geld, sowohl im Hinblick auf Über- als auch auf Unterlizenzierungen. 90 Prozent der von der BSA aufgedeckten Urheberrechtsverletzungen betreffen KMU. Wenn ein kleines Unternehmen keine Ressourcen für ein Lizenzmanagement hat, dann kann es das outsourcen. Es gibt dafür einen breiten Markt. Software ist ein Werkzeug für das eigene Unternehmen. Genau wie der Fuhrpark benötigt es ein fixes Budget und laufende Betreuung."

So hat man zum Beispiel bei ARP Datacon ein eigenes Kompetenz-Team für Lizenzierungsfragen und -services aufgebaut. Der EDV-Equipment-Anbieter verspricht Einsparungen bis zu 30 Prozent bei gleichzeitiger Rechtssicherheit. Dazu Ewald Wendl, ARP-Österreich-Chef: "Es gibt sehr günstige Lizenzierungsvarianten, die aber weniger bekannt sind. Die Software-Hersteller wollen, dass die Unternehmen ihre Software zu 120 Prozent lizenzieren, den Unternehmen wären lieber 80 Prozent. Die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte. Wir bieten kostenlose Beratung durch geschulte Mitarbeiter und helfen bei der Einführung eines Software Asset Managements. Bei Bedarf kann das der Kunde auch ganz zu uns auslagern."

Wer ist SAM?

Software Asset Management (SAM) bezeichnet ein Bündel von Geschäftsprozessen, die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens in seinem gesamten Lebenszyklus zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Schon im Hinblick auf die erhöhte Dokumentationspflicht durch Basel II oder Sarbanes-Oxley ist ein SAM empfehlenswert. Dadurch erhalten IT-Verantwortliche einen genauen Überblick über die Software- und Lizenzsituation des Unternehmens.

Softwarekosten resultieren nicht nur aus dem Anschaffungspreis der Software-Lizenzen, sondern auch aus Faktoren wie Support, Mitarbeiterschulungen und Ausfallzeiten. Die durch SAM gewonnene Transparenz ist die Grundlage für kostenoptimierte Entscheidungen. Die Effizienz des Technologieeinsatzes wird gesteigert und die rechtlichen Risiken werden verringert.

Die BSA bietet auf www.fragen-sie-sam.at ein kostenloses Tool zur SAM-Potenzialanalyse, mit dem jeder einfach und anonym die Ist-Situation seines Unternehmens feststellen kann. Darüber hinaus findet man kostenlose Links zu Dutzenden Anbietern von SAM-Tools und SAM-Dienstleistungen. Einen ähnlichen Service bietet auch Microsoft auf www.microsoft.com/germany/sam/default.mspx. SAM-Tools scannen und inventarisieren automatisiert die Hard- und Softwarelandschaft des Unternehmens und verwalten die vorhandenen Lizenzen. Sie sind in der Regel ab 5 bis 7 Euro pro Arbeitsplatz - erhältlich.

Harte Strafen für schwarze Schafe

Laut IDC beträgt der weltweite Schaden durch illegale Software 34 Milliarden US-Dollar. In Österreich sind es 120 Millionen. Wer unterlizenziert ist oder Raubkopien einsetzt - egal ob irrtümlich oder in vollem Bewusstsein - begeht eine Urheberrechtsverletzung und muss mit empfindlichen Geldstrafen rechnen. Dazu kommt ein immenser Imageschaden.

Die Piraterierate ist zwar hierzulande im internationalen Vergleich niedrig (siehe Interview), aber seit kurzem registriert die BSA wieder einen Anstieg. Als Interessensvertretung der Branche hat sie deshalb unter dem Titel "Das Netz zieht sich zu" eine Aufklärungskampagne über die rechtlichen Folgen des illegalen Softwareeinsatzes gestartet und die Kontrollen verstärkt. Zudem wird vor den technischen Risiken beim Einsatz von Raubkopien gewarnt. Jährlich wird über 100 Hinweisen nachgegangen. Allein 2006 wurden österreichische Unternehmen zu insgesamt 500.000 Euro Schadenersatz verdonnert. Den Vogel abgeschossen hat dabei ein Linzer Spenglereibetrieb. Nach einer gerichtlichen Hausdurchsuchung und der Einleitung eines Strafverfahrens gegen den Geschäftsführer musste sich die Firma zu einer Schadenersatzzahlung von 90.000 Euro verpflichten.

Schwarze Schafe gibt es aber auch unter den Händlern. Werner Kröss, Einkaufsleiter beim Softwaredschungel in Wien, kennt die dubiosen Praktiken so mancher Branchenkollegen. "Da werden zum Beispiel billige Upgrade-Versionen als Bundle mit der älteren Vollversion angeboten. Der Händler verschickt dann aber die alte Version nicht mit, sondern nur deren Seriennummer, die bei der Installation des Upgrades eingegeben werden muss. So kann er mit nur einer alten Paket- oder OEM-Lizenz beliebig viele Upgrades als Vollversion verkaufen. 780 Euro für den Adobe Photoshop klingt dann zwar unschlagbar günstig. Aber bei 200 Euro Einkaufspreis für die Upgrade-Version sind da 500 Euro Gewinn drinnen", rechnet Kröss vor.

Auch Händler und System-Builder, die Computer mit vorinstallierter, aber unlizenzierter Software verkaufen, sind keine Seltenheit. Dazu Herrnleben: "Meist sind es kleine Computer-Shops, die es da nicht so genau nehmen. Wenn der Kunde im Verkaufsgespräch unentschlossen ist, dann packt man ihm halt noch die eine oder andere Software drauf. Wir machen deshalb auch ‚Mystery Shopping'. Händler, die erwischt werden, müssen mit harten Strafen rechnen. Abgesehen davon: Bei jedem Kunden müssten eigentlich die Alarmglocken läuten, wenn er mit vorinstallierter Software - fallweise im Wert von mehreren Tausend Euro - heimgeht und keine Lizenzpapiere dabei sind.