Die Stadtgemeinde St. Valentin liegt im Mostviertel mit derzeit knapp unter 10.000 Einwohnern und einer Fläche von ca. 46 qkm. Belebt wird die Stadt von rund 500 Gewerbebetrieben und über 160 angemeldeten Vereinen. Von Seiten der Stadtadministration werden 127 Mitarbeiter beschäftigt, davon entfallen auf den Wirtschaftshof mit Kläranlage und ASZ 35 Mitarbeiter.

Die Disposition und Erfassung der Arbeitszeiten und Geräteeinsätze vom Wirtschaftshof wurde bis dato händisch durchgeführt, was sehr arbeitsintensiv war und zu keinen befriedigenden Auswertungsergebnissen führte. Die Aufbereitung für die Lohnverrechnung, Fakturierung und die nochmalige Erfassung in die bestehende ERP-Lösung war sehr kostenintensiv und fehleranfällig.

Wie Ernst Himsl ausführt, Leiter der IT-Abteilung in der Gemeinde, war man schon seit Jahren auf der Suche nach einer Applikation, um die Anforderungen des Wirtschaftshofes abzudecken. "Die Grundbedingung war, dass die Daten nicht mehrmals erfasst und kontrolliert werden müssen, sondern diese medienbruchfrei von der Disposition bis in den Lohn bzw. Buchhaltung übergeleitet werden können. Bei der Recherche bin ich auf die Firma Hainzl gestoßen, deren Mobildat-Lösung wirklich so gut wie alle Anforderungen, die wir in diesen Bereich benötigen, abdeckt." Zusätzliche Features wie "Gerätegenehmigung", "Winterdienst", "Mobile Datenerfassung über Handy und PDA" optimieren die Arbeitsabläufe erheblich.

Die Disposition erfolgt über hinterlegte Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Rufbereitschaften, Winterdienst, Krank, Urlaub, usw. beziehungsweise Verfügbarkeit der Geräte. Den geleisteten Stunden und Tätigkeiten werden automatisiert Zulagen zugeordnet, die für die Aufträge und Art der Tätigkeit vordefiniert sind. Somit erhält die Lohnverrechnung die fertigen Berechnungsgrundlagen für z. B. Schmutzzulagen, Zulagen für Bereitschaftsdienste, alle Arten von Überstundenberechnung. Ebenfalls über Schnittstellen gelangen diese aufbereiteten Daten in die vorhandenen Programme, wie Haushalt Lohn und Haushalt Gerät, Kostenrechnung und weitere mehr.

Seit der Implementierung im September 2005 konnten nicht nur die Kosten für diese Geschäftsprozesse durch Arbeitszeiteinsparung erheblich reduziert werden, sondern auch die optimierte Nutzung der Arbeits- und Geräteressourcen erbrachte positive Zahlen.

"Aus unserer Sicht erfüllt diese Wirtschaftshofapplikation alle von uns erwarteten Anforderungen", so Himsl. "Ein weiterer großer Vorteil bieten die Auswertungs- und Abfragemöglichkeiten, die unsere Arbeit um vieles erleichtert. In dieser Applikation können wir auch die Randbereiche wie Gerätevergabe mit einbinden und sind auf keine Insellösungen mehr angewiesen. In den nächsten Phasen werden wir auch die Möglichkeit des GPS nützen, wo wir besonders im Bereich des Winterdienstes Potential zur besseren Steuerung der Ressourcen sehen. Durch die Ablaufoptimierungen sehen wir uns für die zukünftigen Anforderungen sehr gut vorbereitet."

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