Eine der großen Herausforderungen der heutigen Zeit ist die optimale EDV-technische Unterstützung von Business Prozessen, die meist über Standard ERP Produkte realisiert wird. Doch bereits bei der Produkt- und Anbieterauswahl wird der Grundstein für den Erfolg eines ERP-System gelegt.

"In nahezu allen uns bekannten Fällen liegt der Fokus bei der Anbietersuche auf der Produktauswahl", so Michael Botek, Geschäftsführer ITdesign. "Viel zu kurz kommt dabei die Frage, ob der Anbieter in seinem Herangehen und seiner Art zu arbeiten zu dem Unternehmen passt."

Eine weitere Problemzone stellt die Abkapselung des ERP Systems vom restlichen IT-Umfeld dar. Dabei könnten enorm viel Aufwand und die vielen Schnittstellenthematiken vermieden werden. "Die Projekte haben oft eine massive Größe und genug Komplexität", so Botek, "diese wird für die Kunden aber nicht geringer, wenn man wichtige Fragen einfach hinter die Fertigstellung des ERP Projektes schiebt."

Tatsache ist, dass auf Kundenseite zu Beginn des Projektes wenig Erfahrung mit derartigen Projekten vorhanden ist, weil man nicht alle Tage ein über mehrere Jahre dauerndes Projekt realisiert. D.h. in der Presalesphase und in den ersten Projektwochen/-monaten ist viel Energie notwendig, das notwendige Wissen aufzubauen, um speziell in der Vertragsgestaltung und später in der Konzeptphase die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

"Oft sind viele Review-Zyklen für das Konzept notwendig, weil die Vokabularunterschiede zu Beginn sehr groß sind", erläutert Botek. "Bei der Vielzahl von ERP Anbietern, sind für die Auswahl des Produktes bzw. des Anbieters viele Kompromisse auf Seiten der Kunden notwendig." Entscheidet man sich eher für einen "techniklastigen" Anbieter oder doch für einen "prozessorientierten" ist eine der unendlich vielen Fragen, die Kunden zu entscheiden haben. Aber mit wem bespricht er diese?

Die Lösung: Qualitätssicherung

Laut Michael Botek ist die Etablierung einer Qualitätssicherung der Schlüsselfaktor, um diese Herausforderung in den Griff zu bekommen: "Sprechen Sie mit Personen, die diese Phase hinter sich haben. Sie werden Ihnen bestätigen, welche große Rolle die Etablierung einer Qualitätssicherung (QS) spielt." Diese sollte aber nicht vom Kunden oder von der Anbieterseite besetzt werden, sondern von einem unabhängigen Dritten: "dem IT-Berater mit der sprichwörtlichen Übersetzerfähigkeit", so Botek

Wichtig bei der Zusammensetzung der Qualitätssicherung ist, dass alle wichtigen Bereiche abgedeckt sind: Vertrags-, Prozess-, Infrastruktur- und Projektabwicklungswissen gepaart mit Übersetzerkompetenz. "Klar ist, dass alle diese Bereiche nicht von einer Person wahrgenommen werden können, sondern die Qualitätssicherung aus mehreren Personen bestehen soll", meint Botek. "Auch wenn es eine Kostenfrage sein kann, aber die Qualitätssicherung muss ihre Arbeit bereits vor beziehungsweise spätestens bei der Anbietersuche aufnehmen."

Damit erhält der Kunde das notwendig kompetente Umfeld, in dem offene Fragen besprochen werden können. "Es hat sich auch gezeigt", so Botek, "dass die Schwierigkeit der Auswahl mit der Anzahl der eingeladenen Anbieter steigt, weil jeder Anbieter neue Ideen einbringt, deren Bewertung für den Kunden alleine sehr schwierig ist." Schon alleine deshalb sollte die Qualitätssicherung vor der "Anbietersuche" beginnen und das gesamte Projekt begleiten.

"Diese Herangehensweise hat in allen uns bekannten Fällen langfristig zufriedene Kunden geschaffen, die den besten Nutzen aus dieser großen Investition ziehen konnten", resümiert Botek.

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